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公告公示
青岛市城市管理局关于印发《青岛市智慧物业管理服务平台业主大会和业主委员会工作指南》的通知
日期: 2022-11-09 | 来源:青岛市城市管理局

青岛市城市管理局

关于印发《青岛市智慧物业管理服务平台业主大会和业主委员会工作指南》的通知

各区市物业主管部门、有关单位:

    现将《青岛市智慧物业管理服务平台业主大会和业主委员会工作指南》予以印发,请遵照执行。

青岛市城市管理局

2022年11月9日



青岛市智慧物业管理服务平台

业主大会和业主委员会工作指南

 根据《民法典》、国务院、省、市物业管理法规规定,为进一步统一、规范业主大会和业主委员会有关工作,指导各区(市)、街道办事处(镇人民政府)、业主委员会、物业服务企业通过青岛市智慧物业管理服务平台(以下简称“平台”)信息化、标准化、流程化处理业主大会召开、业主委员会备案、共有资金管理等有关工作,规避法律风险,化解矛盾纠纷,制定业主大会和业主委员会有关工作指南(以下简称“指南”)如下:

 一、适用范围

首次业主大会召开应按照本指南由筹备组通过平台电子投票系统发起,同时保留线上和线下投票渠道。引导和鼓励业主委员会采用互联网形式通过平台召开业主大会定期会议或临时会议,处理业主委员会日常工作,确保工作公开、透明,保障全体业主合法权益。业主绑定平台户数超过专有部分三分之二的,原则上应通过平台召开业主大会,因客观原因无法使用平台的除外。

业主通过平台参加线上业主大会会议或通过平台线下已登记功能录入纸质选票,由平台与不动产登记系统自动核验业主身份,不再查验或要求业主出示身份证明和不动产权属证明。

首次业主大会应将是否通过平台召开业主大会定期会议、临时会议和业主委员会日常管理等作为表决议题,并将该事项表决列入业主大会议事规则。

首次业主大会或业主大会定期会议可将是否同意本物业管理区域业主共有车位等纳入“共享车位”等作为表决议题,并将共享停车产生收益在业主、业主大会、物业服务企业中的分配比例等列入表决范围。

 二、业主大会召开

(一)首次业主大会发起

满足以下条件之一的,街道办事处(镇人民政府)应当自收到以下情况报告或申请之日起三十日内组建业主大会筹备组。

1.达到召开首次业主大会条件的,由建设单位或物业服务企业通过平台或物业管理区域张贴等形式进行公示,并向物业所在地街道办事处(镇人民政府)书面报告。书面报告应当包含物业建筑面积、物业出售并交付时间、业主名册等内容。

2. 达到召开首次业主大会会议条件的,街道办事处(镇人民政府)依业主申请或主动通过平台发起首次业主大会民意调查,满足专有部分面积占比百分之五或者人数占比百分之五以上的业主同意。

3.街道办事处(镇人民政府)可以根据物业管理区域实际情况主动组织成立筹备组,通过平台分配筹备组账号,组织召开首次业主大会。

(二)筹备组业主代表

街道办事处(镇人民政府)可以通过平台发布筹备组业主代表报名公告,业主通过登录平台验证身份后即可自荐参加筹备组业主代表报名。业主可以授权未记载在不动产权属证书或不动产登记簿记载的共有权人登录平台参加筹备组业主代表报名。社区居委会可推荐业主参加筹备组。

经社区党组织审查、街道办事处(镇人民政府)审核后确定筹备组业主代表人选。街道办事处(镇人民政府)可以根据是否党员、是否模范履行业主义务等综合考虑或者以抽签等方式确定筹备组业主代表。

街道办事处(镇人民政府)应当自筹备组成立之日起三日内通过平台和物业管理区域张贴等形式将筹备组名单予以公示。筹备组成员中的业主代表在开展筹备工作过程中退出的,不影响筹备组正常开展工作,可由社区居委会重新推荐业主代表参加,不再重新组建。

(三)筹备组工作开展

筹备组应根据相关法律法规规定开展筹备工作,并于首次业主大会会议召开十五日前通过平台和物业管理区域张贴形式对需要公开内容进行公示。

公示内容包括:

1.参加首次业主大会会议投票的房屋基本信息。(不公示业主身份信息,业主身份通过不动产登记系统自动校验,投票权数待投票结束后平台自动计算,无需人工统计);

2.首次业主大会会议召开时间、地点、方式和内容;

3.管理规约、业主大会议事规则草案;

4.首届业主委员会成员候选人条件、名单和选举办法;

5.首次业主大会召开其他需公示内容。

业主对公示内容有异议的,筹备组应当在首次业主大会会议召开前作出答复。筹备组应当自成立之日起九十日内组织召开首次业主大会会议。

(四)候选人报名

街道办事处(镇人民政府)向筹备组分配平台账号,筹备组通过平台可以发布业主委员会成员候选人报名公告,候选人通过业主自荐或者联名推荐,以及社区党组织、居民委员会推荐等方式产生。  

业主可以授权未记载在不动产权属证书或不动产登记簿记载的共有权人登录平台参加业主委员会候选人代表报名,应同时提交共有权人业主资格相关证明材料。

业主自荐或者联名推荐候选人报名时应明确是否为所属社区“两委”成员、党员等,可以以视频或文字等形式上传竞选宣言,供业主投票参考。原则上新成立、换届业主委员会中党员比例不低于60%,符合条件的应及时成立业主委员会党组织。现有业主委员会在改选、补选时应逐步提高党员比例。

业主委员会成员候选人应当为本物业管理区域具有完全民事行为能力的自然人业主或者法人。业主委员会成员候选人由社区党组织审查并探索建立多部门联审把关机制,由筹备组进行成员候选人资格确定。多部门联审把关机制由各区(市)根据具体情况建立。

业主自荐或者联名推荐候选人应根据报名公告在规定时间提报相关信息进行候选人报名,业主也可以通过线下报名方式进行报名,由筹备组将全部候选人信息统一录入平台,并将线上、线下报名情况一并公示。

(五)业主大会定期会议和临时会议

业主大会定期会议由业主委员会负责召集,每年至少召开一次,鼓励和引导业主大会定期、临时会议通过平台召开。

有下列情形之一的,业主委员会应当召集业主大会临时会议。

1.有百分之二十以上业主提议的;

2.发生重大事故或者紧急事件需要及时处理的;

3.业主大会议事规则或者管理规约规定的其他情形。

业主委员会可以通过平台发起业主大会定期会议或临时会议。对于不具备成立业主委员会条件、业主委员会不履行召集义务或不能正常履职的。经业主申请,街道办事处(镇人民政府)、社区居委会(代业主委员会职责)、环境和物业管理委员会等相关主体均可发起业主大会临时会议,组织业主共同决定有关事项。

(六)业主委员会重选与换届

业主委员会人数不足时可以按照业主大会议事规则完成增补业主委员会成员人数不足总数二分之一时应当重新选举业主委员会

业主委员会任期届满六十日前,应当召开业主大会会议进行换届选举,或者决定延长本届业主委员会任期。平台将在业主委员会任期届满前九十日向业主委员会、社区居委会、街道办事处(镇人民政府)发送到期提醒。

经业主大会决定延长本届业主委员会任期的,延长期限不得超过五年。

未按照规定进行新一届业主委员会选举或者延长本届业主委员会任期的,业主委员会应当书面报告物业所在地的街道办事处(镇人民政府),由街道办事处(镇人民政府)组织成立换届小组;业主委员会未按照规定报告的,街道办事处(镇人民政府)应当督促其履行职责并组织成立换届小组。

 三、业主委员会备案

业主委员会自选举产生之日起三十日内,向街道办事处(镇人民政府)申请业主委员会平台账号并通过平台进行备案。

备案内容应包括:

(一)业主大会会议决议;

(二)业主大会议事规则;

(三)管理规约;

(四)业主委员会成员名单和基本情况;

(五)业主委员会党组织建立及党员情况;

(六)法律、法规规定的其他资料。

街道办事处(镇人民政府)通过平台完成备案出具备案证明,并将备案信息推送到区(市)物业主管部门,由区市物业主管部门通过平台出具印章刻制证明。印章证明应明确业主委员会成立届数等。同时经备案的信息向小区全体业主开放,受全体业主监督。

业主大会议事规则、管理规约、业主委员会成员等信息发生变更的,业主委员会应当自变更之日起 30 内通过平台或书面告知街道办事处(镇人民政府)和区(市)物业管理部门。

 四、业主共同决定事项电子投票

(一)业主大会组织主体

筹备组、换届小组、业主委员会以及环境和物业管理委员会等均可向街道办事处(镇人民政府)申请平台账号,并发起业主大会,进行业主共同决定事项电子投票。社区居委会(代行业主委员会职责)经街道办事处(镇人民政府)审核可以直接组织业主共同决定事项电子投票。业主表决事项应符合相关法律法规要求,街道办事处(镇人民政府)有权驳回,拒绝发起电子投票。筹备组、换届小组等主体随业主大会成立或事项表决完成后由街道办事处(镇人民政府)注销或暂停其账号。

(二)业主大会期限延长

经业主大会组织者申请,街道办事处(镇人民政府)可以通过平台在业主大会截止时间前将业主大会期限延长并通过平台和物业管理区域张贴等形式进行公告,延长期限不能超过本次业主大会原定召开期限,且仅能延期一次。业主大会议事规则有约定的,从其约定。延长业主大会期限应保持线上和线下一致。业主大会结束前或结束后两日内,街道办事处可以设置平台线下纸质投票录入时间,录入时间设置不超过2日。

根据前款规定延长的投票期限届满仍无法达到召开业主大会会议条件的,业主大会终止该事项表决。原则上终止表决的事项,自终止之日起一年内不得重新作为业主大会议题提出,但满足以下条件之一的可以通过平台重新发起。

1.经业主委员会全体成员三分之二以上多数同意;

2.专有部分面积占比20%以上且人数占比20%的业主同意;

3.经街道办事处(镇人民政府)同意;

4.业主平台绑定户数达到专有部分三分之二以上。

(三)投票方式

同一业主在投票期限内只能行使一次投票权,投票后不得更改,采用纸质书面方式及平台重复投票的,以平台方式投票为准。

(四)社区管理

街道办事处(镇人民政府)可以根据法律法规规定、工作需要和实际情况,将平台部分权限分配给社区居委会,社区居委会应严格账号管理和数据保密。街道办事处(镇人民政府)对分配给社区居委会账号负有监督管理职责。

 五、业主共有资金管理

(一)业主委员会自管

业主委员会应及时将其管理的共有资金收支、结余情况通过平台向全体业主公开,并上传每笔收入、支出相关合同或原始凭证等。业主可登陆平台实时查看小区共有资金情况。

(二)物业服务企业代管

物业服务企业代为管理小区共有资金的,在按有关政策规定扣除合理成本、费用后,应将收支、成本、费用情况一并通过平台向全体业主公开,具体办法参照小区共有资金公示程序执行。

平台将定期向相关主体发送未进行共有资金公示提醒。

 六、业主委员会日常事务处理

(一)信息公示

业主委员会应通过平台公示办公地点、办公电话、工作制度以及主任、副主任、委员名单等信息。

业主委员会应当建立工作档案指定专人保管,并通过平台留档以供业主查询,档案一般包括以下内容:

1.各类会议记录、纪要;

2.业主委员会、业主大会决议、决定等书面材料;

3.各届业主委员会选举产生、备案的材料;

4.业主名册(隐私保护,不通过平台公开);

5.物业服务合同;

6.有关业务往来文件;

7.业主和物业使用人的书面意见、建议书;

8.业主共有部位收益收支情况,会计凭证、会计帐簿、财务报表等财务资料;

9.共有部位及其使用、管理相关档案;

10.业主大会、业主委员会议事规则及管理规约、停车场管理制度、共有资金财务管理制度等有关制度文件;

11.其他相关资料。

业主委员会成员资格自然终止或被街道办事处(镇人民政府)督促业主委员会终止其资格的,业主委员会应当停止该成员履行职责,并通过平台或线下予以公示。

(二)问题处理

业主委员会应通过平台建立问题台账,及时收集业主通过平台向其反映的问题、建议,回应业主诉求。对于业主向物业服务企业反映物业服务等方面问题,物业服务企业超时未办或业主满意度较低的应及时催办。对于业主反映非物业管理或服务问题,应及时向社区居委会报告并通过组织业主恳谈会等,协同各方力量化解小区矛盾纠纷。

(三)工作督办

业主委员会日常会议参会人员情况及确定事项应于会议结束3日内通过平台和物业管理区域张贴公示,相关事项落实执行情况根据工作进度一并通过平台进行公示。

(四)重大事项意见征求

组织决定选聘物业服务企业、选举业主委员会以及其他涉及业主公共利益重大事项表决前,业主大会组织者应提前15日通过平台和物业管理区域张贴等形式进行公示,并通过召开座谈会等形式充分征求全体业主意见建议并及时答复。业主对公示事项有异议的,应在公示期间以书面形式实名向组织者提出,组织者应当自收到异议之日起5日内处理并答复。经核实异议成立的,组织者应调整业主大会召开时间,并重新公示。

业主大会组织者未及时处理或业主对答复不满意的,可以书面实名向街道办事处(镇人民政府)反映。公示事项违反法律法规等规定的,街道办事处(镇人民政府)应当责令组织者限期改正。未经改正,不得召开业主大会。如未经改正,通过平台召开业主大会,街道办事处(镇人民政府)应当驳回组织者发起业主大会申请。

因发生重大事故或紧急事件需要召开业主大会临时会议的,可以于会议召开前通知全体业主临时召开的事由。重大事故或紧急事件的情形由街道办事处(镇人民政府)确认。

(五)定期培训

业主委员会成员应定期参加由市、区(市)物业管理部门、街道办事处(镇人民政府)等有关政府部门组织开展的业务培训,参加市、区(市)物业管理部门、街道办事处(镇人民政府)、社区党组织、居委会召集的物业管理有关工作会议。

(六)业主委员会会议

以业主委员会的名义通过平台或其他方式发布信息,应当经业主委员会会议作出决定,加盖业主委员会印章方可对外公布。业主委员会每半年至少应当召开一次业主委员会会议;经三分之一以上委员提议召开业主委员会会议的,应当召开业主委员会会议。

业主委员会会议由主任召集和主持,主任未履行职责时,由副主任召集和主持,副主任未履行职责时,由社区居委会或街道办事处(镇人民政府)指定一名委员召集和主持业主委员会会议。

业主委员会会议应当有2/3以上成员出席,作出决定应当经全体成员过半数同意。业主委员会应当制作会议记录,由出席会议的业主委员会成员签字,并妥善保管会议记录,业主委员会应当在会议结束后三日内,将会议情况以及确定事项通过平台和物业管理区域张贴公示。

业主委员会会议应当书面邀请物业所在地社区居委会派员列席,居委会接到书面邀请后未出席会议的,不影响会议的效力。

 七、业主委员会履职监督与满意度评价

业主委员会应当建立委员的经济台账,每半年通过平台或物业管理区域张贴形式公示业主委员会成员及相关工作人员缴纳物业服务费、共有部位和公用设施等维修分摊费用、停车服务费、场地使用费、车位租赁费等情况。

建立工作定期报告制度,业主委员会至少每半年以书面或平台形式向社区居委会、社区党组织、街道办事处(镇人民政府)进行工作情况报告,日常工作接受社区居委会、社区党组织、街道办事处(镇人民政府)监督、指导。

业主委员会每年应将当年履职情况形成履职报告并通过平台向物业管理区域全体业主述职,接受全体业主监督和满意度评价。业主可以通过平台查阅业主大会、业主委员会有关会议资料,并有权就物业管理事项向业主委员会提出询问,业主委员会应当及时予以答复。

平台将定期向业主委员会发送未进行履职报告任务提醒。


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